Aún recuerdo como si fuese ayer un día alrededor del óvalo Bolognesi del barrio Miraflores de Lima, cuando un amigo me recomendó un método revolucionario para mejorar la productividad personal y profesional llamado:
Seguro que te suenan familiares esos días llenos de pendientes por hacer, donde las 24 horas no son suficientes para tachar de tu lista todo aquello que te marcaste como meta al iniciar el día. Además, en vez de cerrar tareas van surgiendo nuevas y poco a poco la lista inicial se te antoja infinita. Y todo ésto, sin contar con que justo cuando estas a punto de acabar una importante tarea, de ¡repente! la tienes que dejar aparcada en stand-by porque tienes que «apagar un fuego» generado por la chispa de un urgente inesperado.
¿te resulta familiar esta situación en tu vida diaria? ¿cómo afecta a tu productividad personal?
Ya te dije que te resultaría familiar esta situación de sobrecarga laboral, en la que la lista de tareas pendientes aumenta a una velocidad mayor que la de finalizadas. Recuerda que cada vez que sobrecargas tu mente con un número elevado de tareas, vas echando peso a ese «saco de responsabilidades» que estás acostumbrado a cargar diariamente sobre tu espalda, o mejor dicho sobre tu conciencia.
A menudo las tareas pendientes se convierten en el remordimiento continuo que te impide disfrutar al 100% de lo que estás experimentando en este preciso momento. Dándose así situaciones en las que tu cuerpo está en un sitio mientras que tu mente está justamente en otro distinto, dándole vueltas y vueltas acerca de cómo conseguirás cerrar todos tus pendientes. Sintiendo así un sentimiento de culpa que consume poco a poco tu energía diaria, no dejándote vivir con plenitud e impactando directamente a tu estado emocional dirigiéndote sin freno hacía un estado de estrés permanente.
Como ya te habrás dado cuenta, la gestión de tu tiempo, la priorización de las tareas que lo consumen y el seguimiento del estado de cada una de ellas es esencial para liberar tu mente y disfrutar del día con plenitud.
En mi caso desde muy pequeño he aplicado mi propio método de gestión de tareas, recuerdo que mientras cursaba en la escuela me encantaba ir a una papelería para elegir la agenda del curso, en la que iba a planificar mis hábitos de estudio, exámenes y demás acontecimientos del año, siguiendo con esta costumbre en el instituto, universidad y más tarde en el ámbito laboral. Usar una agenda o un bloc de notas donde apuntar las tareas del día aclarará tus ideas y al marcarlas √ como hechas reforzarás la confianza que necesitas para seguir avanzando en tus objetivos.
¿apuntas tus tareas diarias?
¿usas agenda, bloc de notas…o confías en tu memoria?
Contenidos
Con el fin de ayudarte en tu productividad personal, te presento los 5 pasos básicos del método de Allen para que tengas una primera aproximación y empieces a experimentar sus beneficios.
En este momento… ¿qué idea tienes en mente? rápido! apúntala! no dejes que se desvanezca y tu cerebro la almacene en el cajón de ideas olvidadas al que no podrás acceder más tarde. Haz lo mismo con tu lista de tareas del día, proyectos, objetivos a corto-largo plazo y todo aquello que se te pase por tu mente. La intención es dejar tu mente en blanco, liberarte de cualquier tarea que pueda suponer una carga de responsabilidad para tu conciencia. De esta forma conseguirás poner en mute esa pequeña «vocecita» que te recuerda a cada instante todos los pendientes que te quedan por hacer sin dejarte vivir en plenitud.
Una vez que has recopilado todo lo que tienes en mente, es el momento de procesar toda esa información para conseguir nuestro objetivo, dejar tu bandeja de entrada completamente vacía y aclarar lo que tienes que hacer. Te preguntarás ¿cómo? bien, consiste en clasificar de forma secuencial cada elemento (tarea, idea, objetivo,…) que has recopilado mediante las siguientes preguntas:
Me refiero si es una tarea que puedes hacer ahora o por el contrario depende otra previa, o puede que sea una consulta, una idea o información que quieres almacenar para usarla más adelante. Simplificando puedes clasificar cada elemento en: sí accionable o no accionable.
En este caso la tarea que no puedas hacer ahora la puedes:
Hazte la siguiente pregunta,
¿Se puede hacer en menos de 2 minutos?
El objetivo fundamental de este paso es agrupar las tareas según su significado con el fin de clasificar las tareas de la forma más clara y simplificada posible sin restar productividad.
Las carpetas, categorías o listas adonde enviamos las tareas cuando las procesamos en el paso anterior son:
Además de las listas es muy recomendable usar una Agenda o Calendario para apuntar la fecha/hora de tus reuniones, citas o hitos importantes de tus proyectos.
Con el fin de garantizar la fiabilidad del método manteniendo así el estrés y la carga de conciencia lejos de tí es esencial que evalúes el estado de las listas cada vez que finalices una tarea, de esta forma las tendrás siempre actualizadas para que te sea más fácil decidir qué Hacer en el quinto paso.
Por fin llegó el momento de reducir el número de tareas pendientes, ganar confianza cada vez que finalizas una y generar la sensación de control que necesitas para evitar el estrés y dar tu mejor versión en cada una de ellas. Llegó el momento de hacer!!! pero… ¿por dónde empiezas?¿qué tarea siguiente harás? eso depende de tí, tu intuición, del estado de las tareas, por ello puedes plantearte:
¿Conocías los 5 pasos básicos del método GTD?
¿Qué método de productividad conoces?
Ahora que tienes una idea resumida de qué consiste el método GTD, si estás interesado en seguir conociendo más a fondo sobres sus ventajas y cómo aplicarlo en tu día a día te recomiendo un libro muy práctico titulado:
Gracias al método GTD ya no existen excusas para procrastinar o decir que no tienes tiempo para hacer algo, si lo aplicas alcanzarás el equilibrio emocional que necesitas para sentirte dueño de tu propio tiempo, al tener plena conciencia de cuáles son tus objetivos, dónde tienes el foco en cada momento y cómo obtener la confianza que necesitas para hacer todo lo que te propongas liberando tu conciencia del estrés.
Comenta, no te cortes, escribe lo que tengas que escribir, di lo que tengas que decir, haz lo que tengas que hacer, pero hazlo ahora, ya!!! HoySIquePUEDES!!!
Ver Comentarios
Hola Leo !
Empece a seguir este método hace unos meses, y como consecuencia, mi productividad aumentó de forma brutal. Llevo la organización en el programa Evernote.
Muchas gracias por tu comentario Hicham!!!
Me alegro que hayas descubierto este método de productividad personal, es una buena referencia para orientarte e ir adaptándolo hasta encontrar tu propio método personal que más encaje con tu forma de ser y de trabajar.
Saludos!